封書を使ったDMの意外なメリットとは?【徹底解説】

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DMというのは、ダイレクトメールのことです。今の時代は訪問セールスに強い規制がかかっているので、宣伝活動のためにはよく使われるようになりました。ハガキタイプと封書タイプがありますが、封書タイプのほうがメリットは多いです。

封書DMの魅力は、何と言っても内容物を充実させられる点にあります。ハガキと違って大量の情報を詰め込んでも問題がありません。また、内容が他人に見られてしまうこともないので便利です。

封書DMは、ハガキのように簡単に捨てられてしまうケースが少なく、絶対に情報を届けたいなら有効な手段だといえます。印刷から発送まで、業者がすべてやってくれるので、数万通という大量のDMを注文しても自分たちの仕事が滞ってしまうこともありません。印刷物は、事前に指定をしておけば、それを入れて発送をしてくれます。チラシのようにカラーで両面で印刷をしたものを封入して送付すれば、かなりの宣伝効果が見込めるはずです。どういった業者でも使える宣伝方法ですし、テレビCMや雑誌広告に比べればピンポイントに必要な人に情報を届けられます。マーケティングと合わせて活用していくと、売上を伸ばせるかもしれません。まず最初にやってみるべき宣伝方法だといえます。

封書DMの特徴

封書DMを個人的に作成するのは非常に困難であると言えます。封書DMと聞いて思い浮かべるのが、通信販売の資料送付だという人も多いのではないでしょうか。封書DMは顧客とのコミュニケーションツールにもなり得ます。そのため、顧客の維持といった観点から考えても欠かせません。

封書DMは広告を封筒の中に入れた上で潜在顧客に対して発送するマーケティングツールです。一般的なダイレクトメールは簡易的なハガキ形式のものが多いですが、封書DMはこれよりも一歩手の込んだマーケティングツールとなります。封書DMはハガキ形式の広告より受取人に丁寧な広告との印象を与えるため、受取人に広告を読んで貰える確率が相対的に高いとされています。ダイレクトメールによる広告はどれだけ多くの人に広告を読んでもらえるかが大きな鍵となるため、封書DMを活用している企業は多いです。

他方、封書DMは一般的なハガキ形式のダイレクトメールよりも一枚あたりの作成コストが高い事や、作成に時間や手間がかかるという短所があります。しかし、この短所は封書DMの作成や発送を依頼主に代わって行ってくれる代行業者を活用する事でカバーする事が可能です。発送代行を依頼する場合、依頼主は業者に送付して欲しい先の宛先リストをエクセル又は紙ベースで提出すればあとは業者が発送まで責任を持って行ってくれます。業者の中には封書DMの作成から発送までを一括引き受けする事で割引価格を提供している業者もあるので、活用すればコスト面でもメリットが大きいです。

封書DMに掲載されている内容と言えば、一般家庭向けの日用品や服飾関係、化粧品などといった場合が多くあります。また、新商品の告知などにも利用されています。そのため、封書DMにかかる費用は抑える必要があります。

企業として封書DMにかかるコストダウンが図れるということはうれしいことではありますが、その品質が低下してしまっては、商品の購入やサービスの利用にはつながりません。ダイレクトメールの専門会社に作成を依頼すれば、高品質のダイレクトメールを作成することが可能です。また、ダイレクトメールのデータ作成や印刷のみならず、発送代行を請け負っている専門会社も多くあります。専門会社に依頼すれば、発送や印刷にかかる負担を軽減することが可能となります。ダイレクトメールの専門会社は数多くあるので、利用する前に品質やコスト面などについてしっかりと確認することが大切です。

封書DMについて相談する

封書DMの発送や印刷は代行業者に頼むのが吉

封書DMを自社で作成、印刷、発送まで全てやっている会社あると思います。でもこの作業やコストは自社で行うと計り知れないものがあります。

まず印刷に関しては大量の用紙の発注。そしてインクの発注。カラーのインクもいくら使っても無料の印刷機を使っていればインク代はかかりませんが、用紙のコストでもかなりかかってしまいます。またそれを封する封筒などもかなりコストがかかります。

代行業者などでも同じだと思っている人は少なくないですが、そんなことはないです。封書DMなどの印刷、発送、代行業者はそもそも同じ様な物を大量に発注購入しているのでそれぞれの単価がかなり安くなっているケースがほとんどなんです。だから、この点は代行業者に頼む方がお得です。

また封入作業に関しては確かに自社であれば特別な費用はかからないかもしれません。ただ、その作業にかなりの時間を割くことになる社員の人件費はすごいです。時給で発生しない分見えてこないかもしれませんが、何時間も、もしかすると数日かけてやる事作業時間を別の仕事にあてるとすればどれだけのことが出来るでしょうか。

つまり自社でやるコスト以上のことを代行業者は行ってくれるのでこの様な作業は代行業者に頼む方がメリットが大きいです。

 

封書DMを送るなら発送代行業者を利用しよう!

DM(ダイレクトーメール)は、個人や法人の顧客に商品を紹介することができる手段として用いられています。しかし、顧客の目に留まり、内容を読んでもらわなければ意味をなさないものでもあります。では、どんなDMであればきちんと効果が得られるのでしょうか。一つの効果的な形に封書DMがあげられます。

封書DMには、特別感を持たせることができます。商品サンプルを入れたり、特別招待券を入れたり、割引券を入れたり。何か入っていると思うだけで、顧客はとりあえず封をあけて中身を確認してみようという気持ちになるのです。ただ、封書DMを作成するためには、手間がかかります。人件費がかさむことは否めません。そこで、利用したいのがDM発送代行サービスです。宛名のデータと封入物を用意するだけで、DMを代わりに発送してくれる業者があります。実際、利用している会社は多く、自社ですべての発送作業を行うよりも、代行業者に依頼したほうがコストを抑えることができるようです。一度利用してみようと思う方は、インターネットでサイトを検索してみると良いでしょう。だいたいの費用をチェックすることができますし、無料で見積もりを依頼することも可能ですよ。

 

封書DMの値段を左右するパラメーター

封書DMを発送するときには業者に依頼してサポートを受けることが可能です。封書DMはバリエーションが豊かであるため、業者の値段設定も多岐に渡っていることが多く、明朗会計のシステムを取っていない業者も少なくありません。封書のサイズや仕様、封入するものの内容や量、発送方法などを考えていくと無数のパラメーターが値段を左右しています。定形サイズか定形外サイズかは郵送料金に直結する部分であり、定形にした方が安上がりです。これは郵送料金に影響するだけでなく、封筒の購入費用も変えるパラメーターであり、あまり需要がなくて流通していない定形外の封筒を選ぶと値段は高くなります。封入するものの量が増えると重くなるので郵送料金も高くなり、封入にかかる手間も増えるので値段が上がるという仕組みが基本です。発送方法として郵便以外にもメール便などを選べる業者もあり、それによって全体としてかかる費用が変化します。また、発送のみを依頼するか封筒や内容物の印刷も依頼するかによって値段が変わるため、実際にはdmを発送しようと考えたときに大まかに枠組みが決まったら業者に見積もりを取ってみることで大まかな値段を把握することがわかるというのが実情です。

 

封書DMの発送や印刷のことならば

新しい製品やサービスを世間に広めていくためには、まずは消費者の目に触れるような手段で、どのような内容のものかを伝えていくことが大切です。

そんな時に、封書DMを利用するのはとての良い方法です。不特定多数の顧客に一度に幅広く情報を発信することができますし、手元に残る形状のため長く興味を持ってもらいやすいというメリットがあります。

しかし、そんな便利な封書DMですが、企業で利用する場合には発送や印刷等の作業量が多くなりがちなのが大きな課題となります。

もしそんな課題をスマートに解決したいのならば、専門業者のサービスを利用してみることをオススメします。

信頼のおける専門業者ならば、封書DMの印刷から発送代行までリーズナブルな費用でスムーズに作業を行ってくれるためとても便利です。また、こうした作業を社内で行うとなると社員の負担が増え、業務進行に影響が出てしまうことがありますが、専門業者に代行してもらえば通常通り業務を行いながら効果的に顧客にアピールすることができるのも魅力的です。

封書DMのことで悩んでいるのならば、まずは気軽に専門業者に相談してみると、きっと満足のいくサービスを受けることができるでしょう。

 

業者に依頼するときに考えるべきこと

封書DMの発送を業者に依頼するときには何を依頼するかを考えておくことが大切です。発送代行業者に依頼するときにただ封入を終えていつでも投函できるようになった封書を渡すのではあまり業者を利用する意味がありません。多くの業者では内容物の封入、宛名の印刷、発送の三つの作業を標準として行ってくれるようになっています。宛名の印刷を終えてある封筒に対して封入と発送だけを行ってくれる業者もあるので、自社でどこまで行うのかを考えることが大切です。また、オプションサービスとして宛名の重複チェックをしたり、差出日を指定したりすることができることもあります。宛名の重複を減らせばコストの削減につながり、イベントなどの告知の場合には差出日を指定することでタイムリーに顧客に届けることが可能です。このようなオプションは業者によって利用できるものに違いがあるので、dmの発送を依頼するときには比較検討してみる価値があります。また、業者によっては他社で印刷を行ったものを封入するときには追加料金がかかる場合もあるため気をつけなければなりません。基本的には一括して関連する仕事を全て依頼してしまった方が安上がりになるという認識が必要です。

 

工夫、アイデア次第で値段が変わる

通常、封書で郵便物を発送する場合、封書の発送料金は50gで92円~と日本郵便では定められています。

ここで工夫できることがひとつあります。

それは「封書DMを『広告郵便物』扱いで発送する」というものです。

『広告郵便物』とは、日本郵便で定められた、差出人自身の「商品の広告」、「役務の広告」、「営業活動に関する広告」が、同一内容で大量に作成された印刷物として認められたものを指します。

この制度によって、封書DMの発送の値段を抑えることが可能です。

2000通から受付が可能となり、その場合ですと、定型内郵便・定型外郵便に関わらず12%の割引を受けることができます。

なお、上記の場合は差出の都度の割引率です。

もし、月間割引として依頼するとするならば、最低ラインは1万通からとなり、20%の割引を受けることができます。

どちらも最大で37%の割引を受けることが可能です。

もし、封書DMを『広告郵便物』として発送する場合、いくつかの利用の条件を満たしている必要があります。事前に郵便局に見本を提出する等の作業がありますので、必ず依頼する郵便局に相談したのちに、発送するようにしましょう。

条件は郵便局または日本郵便のホームページで確認することができます。

作成時のコスト削減はどうするべきか?

封書DM作成時のコスト削減のために重要な2つのポイントを紹介します。

  • 郵便物の質量とサイズを計測すること
  • どの工程を業者に依頼するか考えること

この2点に注意しましょう。

郵便物の質量とサイズを計測すること

まず一番早いのは「郵便物の質量とサイズを計測すること」です。

封書の場合、定形郵便物ですと長さ14~23.5cm、幅9~12cm、厚さは1cm以内かつ50gまでがその基準となります。これをオーバーすると定型外郵便扱いとなり、別の規格となります。
つまり1g、1mmでも軽く、薄く作成することがコスト削減につながるのです。

もちろんターゲット層によってあえて定型外郵便物や規格外にせざるをえないものもあるでしょう。
しかし、基本的な考え方として、封書DMは「軽く、薄く」が値段の安さに繋がることはふまえておくべきでしょう。

どの工程を業者に依頼するか考えること

次に気を付けるポイントは、DM発送工程のうち、どの部分を代行業者に依頼すると効率的か見極めることです。

  • 発送代行業者に全て任せる
  • 印刷業者に依頼をする
  • 自社で印刷して発送する

様々なパターンが挙げられます。

どの方法が最もコストが削減できるのか、事前に見極めが必要となります。
全て自社でやれば安心、と思っていても、封入作業で思わぬ人件費がかかっては元も子もありません。

さらに業者に依頼をして、印刷物自体の値段が高額となっても意味がないことになります。
見積依頼を取ることはもちろん、概算ではなく、実費の値段を出してもらいましょう。
テストDMを発送し、反応を見たうえで、費用と効果のバランスを見るのもひとつの手段でしょう。

封書DMの印刷では業者の処理能力も必要

封書DMでは、印刷を依頼することになりますが、部数や印刷する枚数によっては、専門の業者に任せないと出来ない場合があります。
特に、大型の輪転機がないと処理が出来ない場合があります。輪転機の利用にはある程度の場所の広さが必要になってきます。その広さの中で処理を行わなければならず、したがって、ある程度の規模を有するところでなければ対応ができないことがあります。

封書DMでは、中に入れるダイレクトメールそれ自体にも印刷ミスは許されません。さらには、封入するダイレクトメールの順番も重要です。順番通りに確実に封入することも求められてきます。したがって、こうした段取りが時間通りにしかもコストを安く出来るかどうかが問われるわけです。

封書DMにおける宛名などの個人情報の管理も重要です。シールタイプで発送を行い依頼元が全て行うのであれば話は別ですが、一般的には印刷も任せるとなると、その宛先などの個人情報の漏洩についてもしっかりと話をしておかなければなりません。最初に取り交わす委託契約について、この個人情報の漏洩についても言及しておくことで対応も可能になってきます。それと同時に従業員への指導教育体制についても、どう対応をするのか確認が求められます。

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