DMはリストが命!DMのリストの重要性を徹底解説!

安さ日本一に挑戦!まずはお見積りから

Close-up Of A Person’s Hand Typing On Laptop Over Wooden Desk

DMはリストが命!DMのリストの重要性を徹底解説!

見込み客に直接自社の情報を届けることのできるDM(ダイレクトメール)は、営業活動をするに当たって非常に有効な手段です。DMを送るためには、当然ながら届け先となる見込み客の情報、いわゆるDMリスト(営業リスト)が必要です。リストの精度が悪いと、いくらDMを送ってみても相手からの反応率は悪くなってしまいます。実際の受注に結びつけるためには、自社の商品に関心を持つであろうターゲットを多く取り込んだDMリストを作らねばなりません。そこでこの記事では成果につながるリストの作成方法や、用意したリストを有効に活用するにはどうしたら良いかなど、DMに関する情報をさまざまな角度からご紹介します。

DMリストってどうやって作成すればいいの?

まず最初に、そもそもDMリストはどのように作れば良いのか?から始めましょう。リストを作る方法は、大きく分けて、自力で作るか、他者の力を借りるか、2つに分かれます。自力で作ると一般的にコストは安くなりますが、時間がかかってしまいます。他者の力を借りると、コストはかかりますが、手に入れるのは一瞬で終わります。ただし自力でもコストがかかる場合もありますし、他者の力を借りる場合でも購入、レンタル、委託など、いくつか種類がありますので、個々に説明をしていきます。

リストを自力で作成する方法

リストを自分で用意する場合、既に手元にある情報を使う方法と、新しく手に入れる方法の2種類があります。これまでに積み重ねた営業の実績を活かすためにも、手元にある情報を活かしてリストを作ることから検討しましょう。では以下で具体的な方法を述べていきます。

①名刺の情報を活用する
これまでに名刺交換をした人の情報を使ってリストを作ることができます。名刺には電話、FAX、電子メールなど、重要な情報が記載されています。実際に会ったことのある相手ですから、仮にDMが送られてきても違和感は持たれません。こうした名刺情報は、入手した時点で小まめに入力しておけば、大きな負担にはなりません。最近では自動で認識してくれるサービスもあります。ただし貯めこんでしまうと手間がかかってしまいます。その場合、コストはかかりますがデータ入力の代行サービスを使う方法もあります。名刺のデータ化においては、いつどのように名刺を入手したのかも合わせて記録をしておくと、DMを送る際に内容を反映させたり、特定のリストとして使えるなどの利点があります。

②メールのやり取りを活用する
これまでにメールを交わした相手のアドレスを集める方法です。単に名刺交換をしただけでなく、実際にメールをしたことのある相手の方が親しい関係を築けているので、重要な見込み客となりえます。リスト化においては、メールの署名欄から個々にデータを抜き出しても良いですし、アドレス帳に登録してある相手であれば、まとめてデータを書き出すことも可能です。

③各種の書籍や情報冊子から集める
一般に流通している書籍や冊子などからも、営業リストを作る事は可能です。例えば観光客などに向けた地域のガイドブックや飲食店をまとめた冊子があれば、店舗の名前や連絡先を取得できます。特定の業界に向けた情報冊子や組合などの名簿があれば、企業の連絡先を取得することもできるでしょう。紙からの入力に関しては手間が生じますが、名刺のデータと同様、外部に発注することも可能です。但し、名刺やメールと違って担当者の特定まではできない事がほとんどです。また一般的に誰でも入手できる情報のため、他社から同様のDMが届いている可能性もあり、リストの強度としては弱くなります。

④企業のWEBサイトから集める
今やほとんどの企業がWEBサイトで自社の情報を公開しています。地域や業種で検索すれば、かなりの数の企業情報が表示されることでしょう。検索条件を工夫すれば、より自社のターゲットとなりそうな相手を選ぶことも可能です。そうした企業のWEBサイトから個々に情報を集めることもできますし、ポータルサイトなどで複数の企業がすでに網羅されていれば、それを活用することで探す手間を省くこともできます。

⑤特定の情報サイトからまとめて集める
個々の企業のWEBサイトから集めるよりも効率的なのが、すでに多くの企業情報が登録されているサイトを利用することです。例えば、ハローワークのインターネットシステムや民間の求人サイトでは、直近で採用活動を行っている企業の連絡先を入手することができます。地域や業種での検索もできるので、効率的な絞り込みも可能です。求人している情報の内容を見れば、どんな事業をしているのかや、どんな部分に関心を持っているのかが分かるので、自社の商品に関心を持つかどうかを推測できるメリットがあります。ただし取得できる連絡先は、人事の関連部署であることが多いので、自社の商品によっては選別も必要です。
求人系より融通が効くのが、インターネット版のタウンページです。全国600万件の情報が掲載されているので情報量は抜群、新しい情報も日々更新されるため鮮度も十分です。ただし掲載されているのは連絡先のみとなります。その会社がどのようなことをしているのかは、個々の企業のWEBサイトを見に行く必要があります。

⑥法人番号を利用する
個人に「マイナンバー」があるように、法人にも「法人番号」というものがあります。法人番号は国税庁のサイトで公開されており、都道府県単位で、企業の本社の住所をダウンロードすることができます。法人として登記された情報を元にしているので確実性が非常に高く、全ての法人が対象となっているので、抜けや漏れもなく、膨大な数の会社情報を取得できます。但し取得できるのは本社の住所のみで、部署や支社、支店などの情報は含まれず、電話番号も分かりません。また、業種による絞り込みもできません。そのため、そのまま使うというよりは、最終的なリストを作るための前段階の資料として、社名を元に業種を類推したり、電話番号やFAX番号を調べるなどの必要があります。

リストを購入する方法

このように、手元にある情報を活用したり、書籍やWEBなどから情報を集めたりする場合、リストを作るための手間が発生します。それに対し、すでに整理されているリストを使う場合は、そうした面倒がかかりません。入手のための費用はかかりますが、スピードが命ともなるビジネスでは、こうした方法も大事です。

①業者が販売しているリストを購入する
自力パートで説明したように、インターネット上には多くの企業情報が散らばっています。それらを集めて整理したリストを販売している専門業者がたくさんあります。そうした業者からリストを買うと、一瞬にして膨大な見込み客の情報が手に入ります。購入の際は、その業者が販売しているリストの特徴と価格で判断しましょう。特定の業種や地域に詳しい業者もあれば、数の多さを売りにしたり、やや制限はあるものの価格が安くなっているなど、自社の商品や顧客の属性、予算などに応じて検討をします。取得できる項目数で値段が変わる場合もあります。FAXでのDMならば、電子メールの情報は不要です。また商品の内容によっては、従業員の数が欲しい場合もあるでしょう。実際の価格は、最小限の情報で済ませる場合、1件あたり数円程度。項目が増えたり、特定の情報が必要な場合は30円程度が相場です。

②DM代行業者からレンタルする
リストは購入するだけでなく、FAXDMや印刷物のDMなどを手がける代行業者からレンタルすることもできます。この場合のレンタルは、実際にリストを手元に落とすということではなく、業者が保有しているリストを使って、発送を代行してもらうという意味になります。代行業者の方はリストを公開する必要がないので自社の資産が守られます。発注側としては、生のリストは手に入りませんが、結果としてDMを有効に送ることができるので、具体的なデメリットがありません。リストのレンタルは、購入と比べて費用が安く、またリストの中身は代行業者が日々更新をしているため、最新の情報を使えるメリットがあります。条件によっては、無料でレンタルできることもあるので、試しに一回使ってみるのもおすすめです。ただし頻繁にDMを送る場合、レンタルよりも買い切りで購入してしまった方が良いケースもあります。またDM自体は代行業者の規定によって送られますので、特定の形で送りたい場合は対象外になる可能性もあります。実際の利用状況によって判断すると良いでしょう。

③作成を委託する
購入やレンタルで満足のいくリストが得られない場合は、作成そのものを外注するしかありません。その場合、1から作ることもあれば、法人ナンバーなどを元に足りない情報を追加していくということもあります。名簿作成を行う会社を使う方法もありますが、クラウドソーシングなどを使えばさらに安く作成することも可能です。最終的に作られたリストは買い取ることになりますので、自社のオリジナルの資産として活用できます。

リストを集めるアイデア

ここまで、今すぐできる作成法をお伝えしてきましたが、今後に向けては、リストを集めていけるアイデアも持っておいた方が良いでしょう。

①イベントに出展する
特定の業種や業界、テーマなどで開催される展示会は、日々全国で行われています。そのようなイベントには、開催内容に関心を持つ人がたくさん集まりますので、見込み客の情報を集めるのに非常に大きなチャンスとなります。ブースの展示や動画、パンフレットなど様々な方法で自社の商品をアピールできるので、宣伝効果も抜群です。その場で具体的な相談や商談ができれば理想ですが、そうした時間や機会がなくても、名刺を集めることができれば、その後のDM活動に役立てることができます。展示会で名刺を頂くためには、景品を用意したアンケートを行い、代わりに名刺をお願いするのが良いでしょう。展示会では名刺を渡した方も、普段に増して相手からのDMが来ることを想定していますので、早い時点でお礼のメッセージを送っておくと良いでしょう。イベントに出展する場合の問題点は、同業他社も同時に出展していた場合、そこで自社の強い印象を残せないと、他社との違いが分からないまま帰っていく来場者も多いことです。そのため、なおさら早めのアプローチが求められます。また、出展のためには大きな費用が掛かってしまいますので、集める名刺の数など、あらかじめコストに対する期待値を決めておき、それを達成するような計画を立てることも重要です。

②資料やレポートを提供する
WEBサイトなどでダイレクトに見込み客の連絡先を獲得できるのがこの方法です。顧客が欲しいと思うデータが入った資料や書類、分析結果やノウハウの詰まったレポートを用意して、連絡先と引き換えに相手にダウンロードしてもらいます。これにより特定のテーマに強い関心を持つ人のデータを蓄積できます。この方法のメリットは、その際に聞きたい情報を具体的に記入してもらうことができる点です。単に連絡先だけではなく、相手が抱えている課題や、会社の規模や状況、他社製品の利用状況などを聞き取ることで、より有効な提案やアプローチが可能となります。

③セミナーを開催する
自社の商品の使い方や、業界の動向、業務に役立つノウハウなど、有益な情報を盛り込んだセミナーを企画し、そこに参加者を募ることで、非常に確度の高い見込み客を集める事ができます。いかにも売り込みがありそうなテーマでは参加者が絞られてしまいますので、より参加しやすいテーマにしたり、知名度のある人や専門家を講師に呼んだり、あるいは展示会の中でそうしたミニイベントを開く手法もよく使われます。

リストを整理して効率化しよう

さて、こうして集めたリストですが、そのままの状態ではかなり精度がバラついています。効率的、効果的に利用するには、ここから一手間かけて整理することが必要です。
まず、最低限やっておきたいのが重複している人の排除です。同じ人がリストに複数登録されていると、同じ人に同じDMが複数届いてしまいます。次に必要なのが、既存の顧客が混ざっていないか?ということです。既に自社のサービスを使っている人に、同じサービスを勧めてみても意味がありませんし、失礼な行為にあたります。
また使いだしたリストに対しては、定期的なメンテナンスも欠かせません。送ったDMが宛先不明で戻ってきてしまった場合、担当者が替わった場合、部署の統廃合があった場合などは、その都度新しい情報に書き換えていく必要があります。
リストを常に最新の状態にするとともに心がけたいのが、見込み客の属性をうまく整理することです。例えば、所在地で検索や並び替えができるようになっていた方が良いでしょう。これがうまくできないと無駄打ちが増え、そもそも的確な内容を送ることが難しくなります。

集めるだけじゃもったいない!リストを教育して戦略的にDMを送ろう

営業リストを活用したDM活動では、送り先のリストを作ることが最優先ですが、実際に作った後は、いかにしてそこから収益を出していくかが課題となります。そのためには、段階的に顧客を育て、自社の商品や、自社そのもののファンになって頂くことが必要です。こうしたステップをあらかじめ計画的に立てておき、その内容に従ってDMを送っていきます。
全体的な流れとしては、見込み客から顧客となり、長期間の継続をするリピーターとなり、最後は自ら自社商品を他の人に勧めるようなロイヤル顧客(ファン)になってもらうのが、顧客フォローの目的です。その初期の部分で大きな役目を果たすのがDMです。つまりDMとは、見込み客に対して継続的にメッセージを送り、実際の顧客になって頂くこと。そして、そこで終わらずリピーターからファンになって頂くための大事なステップを担うのです。そのため、情報の中身は単に商品情報の宣伝だけではなく、商品や自社に対する信頼やブランド感を高めるものでなくてはなりません。
実際にDMを送る場合は、相手が大きな流れの中のどこにいるかが重要です。その段階によって、購入意欲を高めるためのアプローチが変わってくるからです。最初のうちは、商品やサービスの理解度を深めることが必要です。専門用語の解説や、どんな人が使っているかも伝えましょう。理解度が上がってきたら、実際の使い方や、詳しい事例の紹介を行います。あわせて他社との比較や自社の強みを紹介したり、自社のセミナーに招待したり、購入を促すキャンペーンなども案内します。
こうした一連の流れは「シナリオ」とも呼ばれます。シナリオを作成するには、代表的な顧客のプロフィールを設定します。そして、その人がどのような状況で、どのような気持ちになり、どのような行動を取るかを想像し、実際に行う施策を決めていきます。その結果、どのような反応があったかも記録や検証をしていきます。例えば2種類のDMを用意し、どちらの方が反応が高かったかを検証するのはよく使われている手法です。招待したセミナーに参加した人は、そうでない人より購入に進む可能性が高いと推測できます。ならば参加者だけに送るDMをあらかじめ用意しておくことも必要です。このようにして戦略的にDMを送ることが、利益を高めるための秘訣です。

リストの作成からデザイン・印刷・発送までワンストップで提供しています

DMを活用した営業方法は効果が期待できる反面、かかる手間や費用も多くなります。特にリストの作成については、そこで時間がかかっていては、売上や利益に繋がりません。それより全体の戦略を練って、セミナーの開催や資料作成などに時間を使い、個々の顧客に沿ったDMを送ることに集中できた方が得策です。迅速な体制がなければ、リストの作成やメンテナンス、さらにDMの実制作や発送については、専門業者に任せた方が良いと言えるでしょう。弊社ではDMに必要なリストの作成からデザイン・印刷・発送まで、ワンストップで提供していますので、お困りの場合は是非お問い合わせください。

最安値保証!日本一安いDM発送代行サービス!翌日発送可!印刷・印字・郵便料金コミコミ!

安さ日本一に挑戦!まずはお見積りから