【2019年版】ビジネスで暑中見舞いを徹底的に活用する方法

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夏の忙しい時期に用意しなければならない暑中見舞い。何かと後回しにしていませんか?暑中見舞いは、直接会う機会の少ないお取引先やお客様とコンタクトが取れるベストなツールです。話のきっかけとなる情報や近況報告を書き込むことで、次のお取引につながる可能性も生まれます。年に数回の挨拶状ですが、はがき1枚で相手の印象は大きく変わるもの。その効果を侮ってはいけません。今回は、暑中見舞いをビジネスで徹底的に活用できるよう、基本的なマナーとすぐに使えるテンプレートをご紹介します。

 

 

目次

メールではなくあえて暑中見舞いのDMを送るべき理由

 

 
ビジネス文章を使った暑中見舞いを制作するのは大変な負担です。メールではなく、あえてDMで暑中見舞いを送る理由とは何なのでしょうか?まずは成り立ちから考えてみましょう。暑中見舞いは、1年の中で最も暑くなる時期に送る、相手の健康を気遣う季節の挨拶状です。起源は江戸時代より前にさかのぼります。当時の人は1年を正月と盆の2期に分け、期のはじめになると贈答品を用意し、お世話になった方にあいさつ回りをしていました。明治に入ると郵便が定着し、遠方と簡単に連絡が取れる「はがき」が一般的となり、暑中見舞いの文化が根付いたと言われています。

 

 
現代はSNSやメールが普及し、暑中見舞いや残暑見舞いのはがきを見る機会がめっきり減りました。そんな今だからこそ、自分の健康を気遣う文面と、時間を使って制作されたはがきを受け取ったら、誰もがうれしい気持ちになるのではないでしょうか。年賀状に比べ、暑中見舞いや残暑見舞いは枚数が少ないため、相手の印象に残りやすいというメリットもあります。「相手との関係を構築する、深める」ことに主眼を置き、暑中見舞いをビジネスで最大限に活用してみましょう。

 

 

暑中見舞いを送る時期は?いつから残暑見舞い?

 

 
日本には、1年を24に分けて、それぞれの呼び名をつけた二十四節気があります。暑中見舞いを送る時期は、小暑(しょうしょ)から、立秋(りっしゅう)の前日までです。二十四節気は毎年日付が異なるので、カレンダーなどでチェックしましょう。2019年の小暑は7月7日(日)、立秋は8月8日(木)なので、前日の8月7日(水)までの1カ月間が暑中見舞いの期間です。ただし、明確に定められているわけではありませんので、夏を感じる暑さになれば失礼にはなりません。地域によって臨機応変に対応しましょう。

 

 
ビジネスでの残暑見舞いは、お盆を過ぎたあたりから使うケースが多くなりますが、暦の上では立秋から白露(はくろ)の前日までとされています。2019年は8月8日(木)~8月23日(金)が残暑見舞いのシーズンです。白露は暑さが少し引いて、草花に朝露がつくようになる時期、という意味です。朝夕が秋らしくなってきたら残暑見舞いのシーズンは過ぎているので注意が必要です。

 

 

暑中見舞いで使えるオススメの文例

 

 
暑中見舞いは、「拝啓」や「敬具」のような頭語と結語は使いません。文章を5つの構成に分けて考えれば、誰でも暑中見舞いのビジネス文章がつくれます。以下の1~5それぞれの構成ごとの文例を参考に、アレンジを加えながら仕上げてみましょう。

 

 

1.お見舞いの挨拶

 
最初に書く言葉です。他の文字よりも大きく書くと見栄えがよくなります。

 
例)

 
「暑中お見舞い申し上げます」

 
「暑中お伺い申し上げます」

 
※。(句点)は使わないので注意しましょう。

 

 

2.時候の挨拶&相手を気遣う言葉

 
相手の地域の状況を踏まえ、梅雨明けや暑さについて記載します。同時に安否を気遣う文章がよく使われます。

 
例)

 
「いつも格別のお引き立てにあずかり、誠にありがとうございます。連日の酷暑ですが、皆様にはご健勝のこととお慶び申し上げます。」

 
「平素はひとかたならぬご厚情にあずかり、心から御礼申し上げます。炎暑の折、皆様方のご自愛のほどお祈り申し上げます。」

 

 

3.自分の近況報告

 
相手との関係を踏まえ近況を伝えます。具体的な内容であるほど喜ばれますが、目上の方の場合は、当たり障りのない文章の方が適しているケースもあります。

 
例)

 
「このたび、●●(地名や拠点名)へ異動することになりました。全く新しい環境ですが、心機一転がんばります。」

 
「このたび弊社事務所は下記に移転することになりました。」

 
「誠に勝手ながら下記のとおり夏季休業とさせていただきます。」

 
「このたびは、ご丁重なお中元の品を頂戴いたしまして誠にありがとうございます。心より御礼申し上げます。」

 

 

4.結びの挨拶&相手の健康を気づかう言葉

 
暑中見舞いを送るに当たり、今回一番伝えたい内容である「相手への気遣い・感謝」で締めくくります。

 
例)

 
「時節柄くれぐれもご自愛専一にご活躍のほどお祈り申し上げます。」

 
「暑さ厳しき折から、皆様のさらなるご健勝を心よりお祈り申し上げます。略儀ながら、書中にてお礼申し上げます。」

 
「季節柄、くれぐれもお体を大切になさってください。まずは書中にてお礼申し上げます。」

 

 

5.日付

 
慣習では「夏の最も暑く盛りの時期」という意の「盛夏」を使います。「八月」でもOKですが、詳細な日付までは記載しません。参考までに、残暑見舞いの場合には「平成十九年 晩夏」「平成十九年 立秋」と書きます。

 
例)

 
「平成十九年 盛夏」

 
「平成十九年 八月」

 

 
マナーはとても大切ですが、一番重要なのは相手に対する気持ちです。構成を気にしすぎるとつまらない内容になってしまうので、最低限の礼儀は踏まえつつ、自分の言葉で書くよう心掛けてみてください。また、お取引先から暑中見舞いや残暑見舞いをいただいた場合、3日以内、遅くても1週間以内に相手に届くよう返礼するのがビジネスマナーです。届いた相手は記録しておき、翌年の送信先として準備しておくとよいでしょう。

 

 

意外と知らない正しい宛名の書き方!肩書きや住所の正しい書き方は?

 
住所の書き方なんて既に知っているよという方もいるかもしれませんが、確認もかねて読んでみてください。

 

 

1.住所

 
住所は2行以内に収まるよう書くと見た目が美しくなります。都道府県から書きはじめ、縦書きの場合はすべて漢数字を用います。ビル名など建物の名称が長くなる場合は、住所から少し下げて、一回り小さい文字にするとバランスがとれます。肩のこらない文章にしたいときは横書きでも問題ありません。横書きの場合は切手の1~2cm下から書きはじめ、算用数字を用います。

 

 

2.会社名と部署名

 
会社名と部署名は、住所より少し下げたところから書き始めます。「株式会社」や「有限会社」などの会社の種類は(株)と省略せずに、全て記載します。

 

 

3.役職と肩書き

 
役職名が短い場合は、名前の上に少し小さい文字で書きます。「技術デザイン部統括部長」役職名が長い場合は、名前の右に小さめの文字で書きましょう。

 
例)

 
編集長 ●● ●●様

 
技術デザイン部統括部長

 
●● ●●様

 

 

4.名前と敬称

 
はがきの中央に、大きめの文字で書きます。個人宛ての敬称は「様」、会社や部署宛ての敬称は「御中」を使います。連名になる場合は、それぞれ名前の下に「様」をつけます。

 
例)

 
誤:営業企画部 ●● ●●課長様

 
誤:▲▲株式会社御中 ■■部御中

 
誤:▲▲株式会社 ■■部御中 ●● ●●様

 

 
正:営業企画部 課長 ●● ●●様

 
正:▲▲株式会社御中

 
正:▲▲株式会社 ■■部御中

 

 
書き損じてしまったときは、新しいはがきに書き直すのが礼儀です。失敗してしまったはがきは、手数料を支払って新しい切手やはがきと交換できます。修正テープなどで直してそのまま送るのは失礼にあたるので注意しましょう。

 

 

暑中見舞いで使える画像が探せるサイト(有料・無料)

 

 
暑中見舞い・残暑見舞い用のイラスト素材を配布しているサイトをご紹介します。はがき印刷の用途以外での使用を禁止しているケースもありますので、使用する前に、リンク先のサイトで素材ごとの利用規約をご確認ください。

 

 

illust Ai(イラスト アイ)(無料)

 
http://www.illust-ai.com/shochu/

 
ポストカードの無料イラストテンプレートサイトです。暑中見舞いに使えるデザインが豊富にあり、筆のタッチでカラフルに描かれたイラストがダウンロードできます。手書き感があるので、親しみのあるはがきに仕上がります。法人利用、加工もOKです。ただし、加工したものを販売したり、無料利用できるサービスでは使用できませんので注意しましょう。

 

 

pro.foto(プロ ドット フォト)(無料)

 
https://pro.foto.ne.jp/free/products_list.php/cPath/21_50_123

 
プロカメラマンが撮影した高品質の無料写真素材とフリー画像がダウンロードできます。高解像度の美しい画像を、商業デザインなどにも利用できます。画像のトリミングや合成は自由に加工OK。ユーザー登録や著作権表記、リンクは一切不要です。

 

 

PIXTA(ピクスタ)(有料・一部無料)

 
https://pixta.jp/

 
クオリティの高い暑中見舞いを作成するなら、素材数最大のPIXTAがおすすめです。ビジネスシーンに役立つさまざまな素材をいつでもダウンロードできます。購入会員登録(無料)すれば、一部の無料素材をダウンロードできます。定額プランの月額6,264円から。年間プランであれば、1点約39円(税込み)から利用できます。

 

 

編集してすぐに使えるワードテンプレートが探せるサイト

 

 
暑中見舞い用にビジネス文章を考えても、デザインを作成する時間がないという方も多いのではないでしょうか。ワードテンプレートを使えば、相手によって内容やイメージを簡単に変えられます。おすすめのサイトをご紹介しますので、ぜひ活用してみてください。サイトのデータを使用する際は、必ずリンク先のサイト上で、それぞれの素材ごとに利用規約をご確認ください。

 

 

使える!素材集SASAGAWA(無料)

 
https://www.sasagawa-brand.co.jp/sozai/download/index.html?cid=2&tid=9

 
位置合わせ不要で印字できる、便利なワードテンプレートと素材集をダウンロードできるサイトです。落ち着いた色調とシンプルな和風素材がメインになっているので、ビジネスシーンにぴったりのデザインです。

 

 

bizocean(ビズオーシャン)(無料)

 
https://www.bizocean.jp/doc/category/194/

 
中小・ベンチャー企業の経営者・個人事業主・ビジネスパーソンを対象とした、日本最大級の無料ビジネステンプレートを提供するポータルサイトです。暑中見舞いに使えるデザインが100件以上アップされています。利用する際は、無料の会員・作者登録が必要です。作者として売買が成立する場合にのみ、10%の販売手数料がかかります。

 

 

テンプレートBANK(無料・一部有料)

 
https://shochu.templatebank.com/

 
文面の位置やサイズが自由に調整できるので、微妙なレイアウトのカスタマイズが可能です。データのダウンロードには無料の会員登録が必要です。ただし、プレミアム暑中見舞いテンプレートは会員登録せず、1デザイン単位で購入が可能です。ゴールド会員登録(月会費400円+税 入会金400円+税)に登録すると、全てのコンテンツが使えます。

 

 

暑中見舞いにおすすめのフォントは?

 

 
「ゴシック体」や「メイリオ」は横書きや書面に適しており、暑中見舞いではややポップな印象を与えます。ビジネスでは、すっきりとした印象を与える「明朝体」「楷書体」「教科書体」、宛名面のフォントと統一させる場合は「行書体」を選びましょう。

 

 
イラストデザインに合わせてフォントにもこだわりたいなら、フリーフォントをダウンロードしてみてはいかがでしょうか?毛筆フォントの「英推行書」は、細筆で書かれたような、なめらかな筆運びが特徴です。宛名に使っても違和感がなく、相手に丁寧で繊細な印象を与えます。

 
https://www.ac-font.com/jp/detail_jb_006.php(フリーフォント・商用OK)

 
角丸の明朝体「はれのそら明朝」は、女性らしく上品なイメージがあります。スタイリッシュな素材と合わせて使えば、インパクトのある暑中見舞いに仕上がります。

 
http://fontfree.me/1148(フリーフォント・商用OK)

 

 

一言添えるだけで印象アップ?暑中見舞いに添えるのにオススメのメッセージ

 

 
たった一言ですが、いざ書こうとなると難しいものです。直筆で一言書き入れる場合は、相手によって文面を変えると良いでしょう。あまり深く考えすぎず、浮かんだ言葉を潔く添えてみてください。付き合いの長いお客様には、フランクな文面で関係が深まるケースもあります。暑い夏に心のこもった暑中見舞いが届くと、誰でも嬉しくなります。手間を惜しまず一言添えて、印象アップにつなげてみましょう。

 

 

無難な挨拶も個人名に変えるだけで印象アップ

 

 
テンプレートの万人に向けた文章が、相手の名前を入れて語りかけるだけで心のこもった文章に変わります。続いて元気が出るような言葉や、次回お会いできるタイミングを楽しみにしている旨を記載すれば、受け取る相手のよろこびもアップするでしょう。単なる社交辞令に終わるのではなく、関係を深めたい意を込めて、心を込めた1枚をしたためてみてはいかがでしょうか。

 

 
一般的な例)

 
・暑さ厳しき折、●●様始め、社中皆様の御健康をお祈り申し上げます。

 

 
お付き合いの長いお客様の例)

 
・●●様、久しぶりに一杯いかがですか? お声掛けいただければいつでも参上いたします。

 
・猛暑の中外回りをする毎日です。近々この暑苦しい顔を●●様にお見せしに伺わせていただきます。

 

 

年上のクライアントや厳しいクライアントにおすすめの硬いメッセージ

 

 
「暑中見舞い申し上げます」をより丁寧な表現にすると「暑中お伺い申し上げます」になります。「見舞う」と「伺う」を使い分ければ、マナーが分かっているビジネスパーソンであるという印象を与えられるでしょう。また、ビジネスで用いる暑中見舞いは、仕事上のお付き合いに触れることが重要です。今後もお付き合いを継続させたい意の挨拶を付け加えるとより引き締まった文章になります。

 
例)

 
「今後とも倍旧のご愛顧を賜わりたく、謹んでお願い申し上げる次第です。」

 

 

近い時期に取引があったクライアントへの挨拶におすすめの文

 
お会いしたときの感想や感謝を書き添えると、より丁寧な印象を与えます。

 
例)

 
・先日はご多忙のところお時間を頂戴し、また貴重なご意見をいただきまして心より感謝申し上げます。

 
・貴重な時間を割いて弊社の提案をお聞き下さいましたこと、感謝に堪えません。誠に有難うございました。

 
・また近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。楽しみにお待ちしています。

 

 

しばらく取引がないクライアントにおすすめのメッセージ

 
暑中見舞いのタイミングで距離が縮まるよう意識してみましょう。次に会えるタイミングを楽しみに待っている旨を伝え、相手が連絡を取りやすくなるような文章がベストです。

 
例)

 
・その後お困りのことはございませんか?些細なことでも構いませんので、いつでもご連絡ください。

 
・気になる点が御座いましたら、些細なことでも構いませんので、お気軽にお申し付けいただければと存じます。

 

 

暑中見舞いのDMのデザイン・印刷・発送は弊社にお任せください。

 

 
暑中見舞いを会社で制作する方法もありますが、少量であっても暑中見舞いを作成する時間が取れないお客様も多いのではないでしょうか。印刷会社に依頼すれば、デザインや印刷の仕上がりに違いがでます。

 

 
弊社は小ロットから対応しており、デザインから印刷、発送までまとめて承ります。DMの内容を一部変更するなどのオーダーにも対応しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

 

 

 

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