【2019年版】DM発送代行会社の正しい選び方と活用方法

 

DM発送代行サービスとは?

DM発送代行サービスは、企業や消費者に向けて発送するダイレクトメールに関する手配を代行してくれるサービスです。

ダイレクトメールの発送自体は一般企業でも可能です。しかし一般企業が通常業務の一環でダイレクトメールの発送作業を行うと、習熟度が低いために効率が悪く、間違いも起きてしまいがちです。その点、DM発送代行サービスを手がける業者はそれを専門にしているので、外注として依頼することで多くのメリットが生まれます。一口に代行と言っても、その業務範囲は非常に多岐に渡っています。

この記事ではそんなDM発送代行サービスのメリットや選ぶ際の注意点、どんなことをしてくれるのか、料金の相場などについて詳しく解説していきます。

 

 

自社でやるより安い?DM発送代行サービスのメリットとは?

ダイレクトメールは営業や求人、お支払いの案内など、情報を送りたい相手に直接届く、効果の高い方法です。とは言え印刷や発送などにコストが掛かってしまうため、外注業者を使わず、自社で全部やって安く済ませよう、と思う人もいるかもしれません。

しかし、原稿、デザイン、実制作、名簿印刷、貼り付け、封入、発送手配など、非常に多くの工程を全て社内で行おうとすれば、相応の人件費がかかってしまいます。その結果、素人作業で印刷物の出来が悪く効果が出なかったり、宛名で間違いや重複が多く、郵送代が無駄になってしまったり、本来すべき業務に支障が出てしまったら本末転倒です。

自社の中で全てを完結させるより、DM発送代行サービスを使う方が、結果的に色々な面で格安です。その理由を具体的に見ていきましょう。

 

 

コストを削減できる

多くの人が感じる最大のメリットは、まずは何と言ってもコスト削減効果でしょう。ダイレクトメールのコストにおいて最大のものは配送料金です。100通や200通という少ない郵送数ならともかく、千単位、万単位ともなれば、配送料金がわずか数%安くなるだけでも、大きな違いが出てきます。

DM発送代行サービスを手がける企業は、普段から多くの会社から配送依頼を受けているため、それらを合計した数量で、郵便局や配送会社と大口の契約をしています。配送料金は、その総数によって、値引き額が大きくなります。例えば日本郵政が扱うハガキの場合、最大で44%もの割引措置があります。自分の会社から送るより、半額近くも安くなるというわけです。もちろん自社で配送事業者と契約するのは可能ですが、割引率が最大化するほどの大量の郵送物を送り出す会社はそうないでしょう。

さらに自社で発送作業を行う場合、そのための人件費が必要になります。社員にやらせれば残業代、アルバイトを雇えば給料に加えて求人・採用するためのコストや、指示・監督するための人件費もかかります。しかも寄せ集めのメンバーであれば要領も悪く、時間もかかってしまいます。それなら丸ごと代行会社に任せた方が、自社で郵送代や人件費を負担するより安上がりになるというわけです。

 

 

業務の効率や正確性が増す

次に上げたいメリットが、業務の効率や正確性の問題です。例えば社内のスタッフに作業をさせれば、本来の業務にかける時間が削られたり、慣れない作業でストレスを与える危険があります。すると予定の遅延や、品質が下がる可能性が出るでしょう。作業中にミスが起きれば、発送する段階でトラブルが起きたり、後で配送先からクレームを受けてしまうかもしれません。

ダイレクトメールの発送では、多くの工程を素早く正確に行う必要があります。プロとして日々の業務を扱う専門業者と、通常業務の合間に行う一般企業の間には、大きな違いがあると言えるでしょう。求められる日付に合わせて確実に発送が可能になるという意味でも、代行業者には大きな安心感があるのです。

 

 

保管や作業のためのスペースが不要

数字として目に見える経費やスケジュールと違い、地味ながらも大きなメリットになるのが、社内スペースの節約です。大量のダイレクトメールを発送する場合、素材となる封筒や封入物、宛名ラベルなどを保管しておく場所が必要です。もちろんただ置くだけではなく、在庫の確認や、足りなくなった場合の補充、印刷内容に変更があったら古いものを確実に廃棄するなど、管理コストも発生します。糊やハサミ、発送業者の伝票なども必要です。そこで発注漏れや発注ミスが出ては大変です。

さらに、扱いに慎重さが求められるのが宛名です。宛名のシールはそのまま企業の名簿資産であり、特に個人の住所などは個人情報保護の観点から決して漏洩させてはなりません。

そしていざ発送をする段ともなれば、部屋を借り切り、封筒などの材料を机の上に出して大人数で作業を行うことになります。アルバイトなど色々な人が出入りすれば、紛失や盗難のトラブルが生じる可能性もあります。代行業者にお願いすれば、そうしたリスクや面倒な思いは不要です。

 

 

DM代行サービスってどんなことをやってくれるの?

それでは実際、発送代行業者はどのようなサービスを提供してくれるのでしょうか。ダイレクトメールの発送には、企画や原稿の作成から運送会社への引き渡しまで、非常に多くの工程があります。取り扱うサービスの内容は業者によっても差がありますし、同じ業者でもサービス範囲を区切って複数のコースを用意することもあります。

ここでは、多岐に渡る代行サービスの内容を広く紹介いたします。自社が必要とする部分がどこなのか、検討するようにしてください。

 

 

①企画やデザイン

そもそもダイレクトメールを送るためには、そこに入る宣伝や通知内容が必要です。ダイレクトメールの成否は、この部分に大きく左右されるでしょう。誰にどんな価値を伝えたいのか、どんなアクションをして欲しいのか。そうした企画意図から実際に使う印刷物の素材作りやデザイン制作が進みます。日々、数多くのダイレクトメールに関わる代行業者は、効果の高いデザインや見せ方を分かっています。原稿ひとつとっても、相手に伝わりやすい書き方や構成にはパターンがあります。ただ送るだけがダイレクトメールの代行サービスではないのです。

 

 

②印刷や実制作

書籍やチラシなどの紙の制作物は、印刷データだけではなく、使う紙の素材や形状も大きなポイントになります。ダイレクトメールの場合、それに加えて封筒の形状やサイズも重要です。圧着式のハガキや、中が見えるビニール製の封筒など、特殊な素材や加工を要するものもあるでしょう。しかし一般的に入手できる紙のタイプはそれほど多くありませんし、珍しいタイプは高くなります。制作の代行まで行う会社ならば、大量発注により、同じ紙ならより安く、また扱う種類も豊富です。圧着などの加工も発送とセットならば安くなります。

またデザインをお任せできる業者であれば、自社で揃えている素材の特性を理解した上で、色やバランスが最適になるようにしてくれます。

 

 

③宛名の貼り付けや封入作業

ダイレクトメール発送のハイライトとなるのが、宛名の貼り付けや印刷物の封入作業です。それまでバラバラに用意されてきた素材たちが、発送に向けて1つにセットされます。宛名は、自社が持っているデータの他にも、代行業者が独自に持っている法人データがあれば、それを使うこともできます。使用料はかかりますが、一気に多くの会社に送ったり、業種や地域を絞って効率的に送ることができます。

 

 

④仕分け・発送

大量のダイレクトメールを送る場合、仕分け作業も欠かせません。郵送物を宛先の郵便番号ごとに仕分けて配送会社に渡すことで、さらに料金が安くなります。また表面にバーコードを印刷することでさらに割り引かれる制度もあります。これらを正確に行えることが代行会社の強みです。こうして完成したダイレクトメールを配送会社にまとめて渡し、一連の作業が終了します。

 

 

DM代行サービスを選ぶ時に注意すべきことは

このように使い勝手が良く、頼りになる発送代行サービスですが、世の中のニーズの高まりに合わせて業者も増え、今では100社以上が存在すると言われています。そのたくさんの会社の中から自社に最適な事業者を見つけるのは簡単なことではありません。そこで実際に代行サービスを選ぶときのポイントを、ここでいくつかご紹介しましょう。

 

 

セキュリティは信頼できるか?

法人はもちろん、時には個人の住所情報も扱う機会があるのがダイレクトメールです。当然、そこに関わる外注先を選ぶときには、セキュリティが信頼できるかどうかのチェックは外せません。実際に情報漏えいが起きてからでは、後悔しても遅いのです。顧客情報の入ったデータや宛名、それらが書かれた封筒やハガキを渡す前に、見極めなくてはなりません。

そこでひとつの基準になるのが「Pマーク」です。Pマークは、社内での情報管理が正しくされていることを証明するもので、正式にはプライバシーマークと言います。名簿情報を扱う以上、このマークを持っていることは大前提で、マークのない業者はまっ先に外すことをおすすめします。このプライバシーマークには認証番号がありますが、その末尾にカッコ付きの数字が付いています。この数字は2年に1度の更新回数を示しています。この数字が多いほど、長きに渡り情報管理がしっかりされていることになります。

 

 

どのような実績を持っているか?

セキュリティに問題がなければ、次にチェックしたいのが実績です。これまでに大手企業との取引実績があるか?、会社設立から一定の期間が経っているか?、HPはしっかり作られているか?などが、信頼できる材料となります。また、扱っているダイレクトメールの数も重要です。扱う数が多いほど、量によるコストカットや配送業者への影響力が期待できます。更に多くのノウハウが蓄積されることから、効果的な提案やアドバイスも得られるでしょう。さらに設備やサービスの幅も大事です。幅広い業務範囲を任せたいなら、社内でダイレクトメールのデザインや制作を一貫して行っているかどうかも確認しましょう。

 

 

DM代行サービスの料金の相場は?

ダイレクトメールには多くの工程があります。そのため、どの部分をどれだけ任せるかで、かかる料金も変わってきます。同じ数でも、手の混んだ加工やこだわりの素材を使えばコストがかかり、サイズが大きければ配送料は上がり、発送数が多ければ単価は安くなります。そのため一口に相場というものは決められませんが、ここでは比較的検証しやすい定型的な種類を例に、送料の相場をお知らせします。

 

 

ダイレクトメールの価格帯

まずは、ごく一般的なハガキを使ったダイレクトメールの場合を見ていきましょう。両面カラーのハガキの印刷から発送までを代行サービスに依頼した場合、1000通で70円前後、1万通で55円前後、3万通で50円前後が目安です。

同じハガキサイズでも、折りたたむように圧着して送るタイプの場合は、その分の加工料なども加算され、1000通で90円前後、1万通で60円前後、3万通で55円前後が目安になります。

次に、定型サイズの封筒を使ったダイレクトメールは、封入物の印刷代を別として、料金が最も低い200グラムまでの場合、宛名印刷込みで、1000通で80円前後、1万通で65円前後、3万通で60円前後が目安です。封筒は普通に送ると1通83円かかるため、少ない部数でもお得感があります。

最後にB5やA4などの冊子タイプの印刷物を送る場合、これも封入する印刷物の経費を別とすれば、1000通で400円前後、1万通で280円前後、3万通で250円前後が目安になります。

このように、1000部と1万部では概ね20%~30%ほど単価が安くなり、3万部になると更に概ね10%ほど安くなるのが傾向です。

 

 

料金に差が出る理由・発送編

おおよその料金相場は示しましたが、見かけの見積もりや、HPなどで紹介されている料金の例が安ければ、それで良いというものではありません。個々のケースごとに状況が違うため、実際には参考程度とすべきです。仮に同じ料金でも、中身が伴っていない手抜き業者では困ります。その見極めをするため、料金を決める背景や、上手な業者の使い方をご紹介しましょう。

 

・取扱い数量は多いか?

チェックポイントでも説明しましたが、日頃扱っている発送数が多ければ多いほど、個々の発送単価は下がります。そうした業者であれば原価が安くなるため、無理なく安い料金で請け負う事が可能です。逆に扱う量が少なければ単価は上がります。兼業でやっている場合は、そうした業者もいるでしょう。そこで無理して安売りに走れば、それ以外の部分で手を抜くことに繋がります。

 

・封入作業は機械か手動か?

大きい数量を発送するなら、封入作業を機械で行う方が、人手で行うよりもコストがかからないので、料金設定も安くなります。逆に少ない数量を送る場合は、機械を使うと割高になってしまう可能性があります。つまり同じ数でも業者の封入工程の違いによって、お得だったり、そうでなかったりと、分かれる事があるのです。その業者が得意とする部数がどの範囲になるのかを確認しましょう。

 

・使う配送会社でも料金が変わる

配送料金は、重さやサイズでも変わってきますが、同じ配送物でも配送会社が変わると料金が変わることがあります。基本的には各社の競争により、ある程度は横並びにはなっていますが、やはり差は出てきます。例えば郵便局では、一般の運送会社よりも重さの区分が細かくなっています。そのため郵便局と運送会社では同じ重量でも料金設定が異なることが出てきます。また郵便局では発送先が同一地域なら割引があるなどの設定もあり、どこの配送会社を使うかも料金に影響を及ぼします。

 

 

料金に差が出る理由・制作編

ダイレクトメールの封入物の制作や印刷もお願いする場合、そこのコストも無視できません。仮に発送料金が安くでも、そこばかりに意識を取られてしまうのは危険です。発送が安い分、制作部分に料金を乗せている業者がいるかもしれません。制作の一部を更に下請けに出すような業者も、時間や品質の面で不安が残ります。望ましいのは、工程をまとめて受注し、社内で一貫して作業を進めることでコストを下げ、トータルしてお得になるような料金設定をしている業者です。ここでは各工程がどのように料金に反映されているかを見ていきましょう。

 

・原稿の企画や作成

ダイレクトメールの主役は、送る書面の内容です。一般的には発注元が原稿を作って、データや印刷物を代行業者に送ります。しかし自分で作ってしまっては素人臭く、成果も出ないかもしれません。かと言ってデザインの専門会社に頼むと非常に高額な料金を請求されます。

この部分を安価に任せることができ、中身もしっかりしている業者がおすすめです。

 

・宛名の準備と印刷

送り先の宛名は、ハガキや封筒に直接印刷する方法と、ラベルに印刷したものを剥がして貼り付ける方法の2種類があります。早くて安いのは直接印刷を行う方法ですが、ハガキや封筒の素材によっては印刷が不向きになるため、ラベルを使うケースも出てきます。細かいことですが、こうした作業の違いも料金の違いを生む一因です。また代行業者が持っている法人の宛名リストを使う場合は使用料がかかりますが、これも部数が多い場合は料金に影響を及ぼします。

 

・封入作業

封入自体は、どこの代行業者でもコストが顕著に変わることはありませんが、先ほど説明したように、作業の際には機械と人手の2種類があり、数が少ない時は人手で、多い時は機械で行うことが主流です。人手のみで営業している業者に大量の数を発注すると、機械で行う業者よりも単価が高くなります。人手と機械の境目は5万通前後と言われていますが、実際には各業者が自己判断で行っていますので、見積もりで判断するしかありません。複数の業者を並べて検討する時は、部数をなるべく確定させた上で、同じ数で見積もりを取り、料金を比較するようにしてください。

 

安いDM発送代行会社をお探しなら弊社にお任せください。

数多くの代行発送サービスの中から選ぶべきは、高い専門性や多くの配送実績を持っており、かつ最も安い料金で、幅広いサービスメニューを用意している会社です。もしあなたがそんな業者を探しているなら、ぜひ弊社にお任せください。同じサービスならばどこよりも格安料金で、同じ料金ならばどこよりも確実に、反応を引き出すダイレクトメールの発送をサポートさせていただきます。